En el mundo de la inversión en alquiler habitacional, la eficiencia y la rapidez son claves para gestionar propiedades y mantener una buena relación con los inquilinos. Una de las áreas donde más tiempo y recursos se pueden ahorrar es en la firma de contratos.
¿Por qué hacer un contrato digital?
- Ahorra el tiempo que dedicabas a imprimir las copias del contrato.
- Ahorra el tiempo que dedicabas a reunirte con el inquilino.
- Cierra el acuerdo antes. Si firmas el contrato presencialmente, el inquilino y tú tendréis que acordar un día y hora en el que sea posible para ambos. Con un contrato digital podréis firmar en cualquier momento y de manera independiente, evitando así el riesgo de que el inquilino se comprometa con otro propietario.
¿Cómo se firman contratos digitales?
Los contratos digitales se firman habitualmente a través de plataformas web que ofrecen garantías a ambas partes, asegurando que el proceso sea rápido y seguro. Algunas plataformas populares son PandaDoc, DocuSign o Signable.
De entre todas estas, nosotros preferimos Signable principalmente porque nos cobran por documento firmado, mientras que las otras tienen un modelo de suscripción mensual que, por nuestro volumen de contratos, no nos resulta interesante.
El precio por documento en Signable es de 1,5 €, aunque se puede reducir comprando packs de documentos. Además, el primer mes es gratuito.
Todas las plataformas de firma funcionan de una manera muy parecida. En líneas generales, las plataformas de firma digital operan de esta manera:
- Cargas tu contrato (PDF, DOCX, etc).
- Indicas quienes son las partes firmantes y, el correo electrónico de cada una de ellas.
- Indicas en qué puntos tú y el inquilino tenéis que dibujar la firma dentro del documento.
- La plataforma envía el documento a las partes por correo electrónico.
- Las partes firman y reciben una copia firmada.
Crea tu primer contrato con Signable
1. Crea una cuenta gratuita en Signable
Entra en la página oficial de Signable y crea una nueva cuenta: Crear cuenta en Signable.
2. Crea un nuevo Sobre
Una vez tengas tu cuenta lista, haz clic en el botón de «Enviar Sobre«. Un sobre no es más que un grupo de documentos que enviamos a una o varias personas para que firmen. En nuestro caso, sólo mandaremos un documento: el contato de alquiler.
3. Carga tu contrato
Carga tu contrato de alquiler. Puedes subirlo en formato PDF o Word. Nosotros cargamos los contratos con los datos del inquilino y nuestros ya listos en el documento, aunque la herramienta también nos permite rellenarlo con posterioridad.
4. Introduce a los firmantes
En el siguiente paso tendremos que introducir el nombre y correo electrónico de cada uno de los firmantes, tanto tú como propietario como el de tu inquilino. El correo electrónico es fundamental porque el inquilino recibirá allí el enlace con el que podrá firmar el contrato.
Puedes ahorrarte el trabajo de introducir tu nombre y correo si haces clic en «Add myself as a party».
5. Configura los campos de firma
En el siguiente paso, tenemos que seleccionar en qué parte del documento tiene que firmar cada una de las partes.
En la captura que ves a continuación, hemos añadido el área donde firmará el inquilino:
En esta otra captura, ves el área donde firmará el propietario:
Si presionas la tecla Escape y haces clic sobre los cuadros de firma podrás hacerlos más grandes, para que las firmas se vean mejor.
Puedes introducir los campos de firma que desees. Por ejemplo, puedes hacer que el inquilino y tú firméis cada página.
6. Envía el contrato
En el último paso verás un resumen y podrás confirmar el envío del contrato a las partes. Eso es todo. Ahora toca esperar a que las partes abran su correo electrónico y realicen el proceso de firma.
Conclusiones
Como has podido ver, la firma de un contrato por medios digitales es un proceso sencillo, barato y rápido. Te ahorrará mucho tiempo a ti y a tu inquilino, eliminando la necesidad de imprimir documentos, organizar reuniones presenciales o lidiar con trámites complicados.
Optar por contratos digitales no solo es una solución moderna y práctica, sino que también mejora la experiencia de los inquilinos, quienes valoran la facilidad y rapidez que ofrece este método. En definitiva, digitalizar la firma de contratos te ayudará a optimizar la gestión de tus alquileres y facilitará la formalización de acuerdos de manera ágil y confiable.
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