Si gestionas una propiedad de alquiler por habitaciones, sabrás lo importante que es ahorrar tiempo y evitar malentendidos con los inquilinos, especialmente al recibir a nuevos arrendatarios. Un recurso clave que hemos implementado es la Guía de Bienvenida para Inquilinos, un documento similar al ‘onboarding’ que las empresas utilizan con sus nuevos empleados. Al igual que en una empresa, donde los recién llegados necesitan orientación para adaptarse a sus nuevas funciones y entorno, los inquilinos también necesitan información clave para integrarse de forma fluida en su nuevo hogar.
Este documento nosotros lo enviamos después de firmar el contrato y lo mandamos como recordatorio el día antes de la entrada del nuevo inquilino.
¿Qué debe contener la Guía de Bienvenida?
El documento de bienvenida debe recoger aquellas dudas frecuentes que nos formulan los inquilinos y que no queremos responder una y otra vez.
Fecha de entrada a la vivienda
La fecha de entrada a la vivienda debería aparecer en el contrato, y así lo dejamos reflejado en la Guía de Bienvenida. Sin embargo, aquí resaltamos que no es posible entrar en la vivienda antes (ni para vivir ni para hacer la mudanza). La fecha de entrada es la fecha que acordamos en el contrato y no se modifica. Este enfoque claro y firme nos ayuda a evitar malentendidos y garantizar que los inquilinos tengan expectativas claras desde el principio, lo que reduce la incertidumbre y elimina las solicitudes de excepciones que puedan perjudicar nuestra planificación.
Cómo acceder a la vivienda
Si dispones de una cerradura electrónica, deberías explicar cómo usarla. ¿Funciona con un código de acceso? ¿Con tarjeta? ¿Cuándo y cómo recibiré el código de acceso o tarjeta?
En caso de que no tengas cerradura electrónica, puedes indicar cuándo se hará la entrega de las llaves. Si estás planteándote instalar una cerradura electrónica, te recomendamos que leas nuestro artículo sobre la cerradura Welock.
Pago de suministros
Este es otro punto que debería estar en el contrato, pero que conviene recordar de nuevo. Deberíamos aclarar si los suministros están o no incluidos en el piso, cuándo deben pagarse y a través de qué medio vamos a enviar las facturas.
Grupo de Whatsapp de inquilinos
Nosotros utilizamos un grupo de Whatsapp con los inquilinos para enviarles las facturas. Tener un grupo de Whatsapp con los inquilinos es un tema controvertido porque puede generar mucho ruido, y que merece un artículo aparte. Nosotros por ahora lo hemos implementado y lo que hacemos es colocar un enlace de invitación en la Guía de Bienvenida para que los inquilinos puedan acceder de manera autónoma.
Normas de convivencia
Las normas de convivencia deberían estar en el contrato de alquiler como un anexo, y deberían ser firmadas. No obstante, como ya hemos indicado en otros puntos, no está de más recordar dónde pueden econtrar las normas.
Comunicación con el propietario
En la medida de lo posible debemos fomentar que los inquilinos resuelvan entre ellos los problemas de convivencia y que sólo se comuniquen con nosotros cuando los problemas no se puedan resolver. Es por eso que en esta parte de la guía indicamos por qué motivos queremos ser contactados y de qué modo (¿mensajes de Whatsapp?, ¿llamadas?, ¿audios?).
Clave del WiFi
Esta seguramente será una de las primeras preguntas que te harán al entrar a vivir, así que ahórrasela indicando la clave del WiFi en el documento.
Empadronamiento
Hemos detectado que a veces los inquilinos no tienen muy claro qué documentos necesitan por nuestra parte para poder empadronarse y, en ocasiones, nos han pedido documentos personales que no eran necesarios.
Es por eso que en esta sección de la guía nosotros indicamos:
- Qué documentos les vamos a aportar.
- Cuándo lo haremos.
En el caso de la ciudad donde nosotros operamos, tan solo necesitan de nuestra parte un certificado que indique que están al corriente de pago. Este certificado lo hemos redactado nosotros mismos y en él indicamos el importe abonado (típicamente la fianza y el primer mes). Lo mandamos sistemáticamente a todos los inquilinos después de que hayan hecho esos dos pagos.
El contrato de alquiler también es un documento que les solicitarán, pero ellos ya deberían disponer de una copia.
Conclusiones
En resumen, una Guía de Bienvenida para Inquilinos es clave para ahorrar tiempo y evitar malentendidos en un alquiler por habitaciones. Al incluir información clara sobre fechas, acceso, pagos, normas y empadronamiento, facilita la adaptación de los inquilinos y mejora la convivencia. Con una guía bien estructurada, se asegura una relación más eficiente y profesional, ofreciendo una experiencia de alquiler más fluida para ambas partes.
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